「欠席させていただきます」は、ビジネスや公式の場で欠席を丁寧に伝える重要な表現です。適切なタイミングと理由の明確化、代替案の提示が信頼関係を維持する鍵となります。
「欠席させていただきます」の意味
「欠席させていただきます」という言葉は、丁寧な日本語表現で、自分がある予定やイベントに参加できないことを伝える際に使用されます。この表現には、相手への敬意と申し訳ない気持ちが込められています。
「欠席」は「出席しないこと」を意味し、「させていただきます」は謙譲語で、自分の行動を控えめに述べるために使います。このフレーズ全体で、出席できないことを礼儀正しく伝え、相手に対して配慮を示しています。ビジネスや公式の場で特に適した表現です。
「欠席させていただきます」の使用場面
- 会議に出席できない場合：仕事の都合や個人的な理由で会議に参加できないとき、丁寧に欠席を伝える場面で使用されます。
- イベントやパーティーを欠席する場合：結婚式、パーティー、セミナーなどの招待を受けたが、出席できない場合に用いられます。
- 学校行事を欠席する場合：保護者が子供の学校行事や面談に参加できないことを教師に伝える際に使います。
- 重要な集まりを欠席する場合：冠婚葬祭や重要な家庭の行事に参加できないことを、礼儀正しく伝えるために使用されます。
- 研修や講習を欠席する場合：会社の研修や講習に参加できないことを、上司や担当者に丁寧に伝える際に使われます。
「欠席させていただきます」の言い換え表現・別の言い方
- 参加を見送らせていただきます：参加しないことを丁寧に伝える表現です。相手に対して配慮を示しつつ、欠席の意図を伝える際に使用されます。
- 出席を辞退させていただきます：正式な場面での欠席を伝える際に使われる表現です。相手に対する敬意と共に、欠席の理由がやむを得ないものであることを示します。
- 伺うことができません：訪問や参加ができないことを柔らかく伝える表現です。ビジネスや公式の場で、相手への礼儀を示しつつ欠席を伝える際に使用されます。
- ご遠慮させていただきます：参加や関与を控えることを丁寧に伝える表現です。相手に対する配慮や敬意を示しつつ、欠席の意図を伝える際に使用されます。
- 参加を控えさせていただきます：参加を控えることを丁寧に伝える表現です。相手に対する配慮や礼儀を示しつつ、欠席の意図を伝える際に使用されます。
「欠席させていただきます」を使ったビジネスメール例文
会議に出席できない場合
山田部長
お疲れ様です。営業部の田中です。
8月10日（木）に予定されております定例会議ですが、急な外出業務が入り、どうしても出席することができません。誠に申し訳ございませんが、今回は欠席させていただきます。重要な会議であることは承知しておりますので、議事録を後日共有いただけますと幸いです。
何かご質問やご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
イベントやパーティーを欠席する場合
佐藤様
お世話になっております。営業部の田中です。
8月15日（土）にご招待いただいたパーティーですが、家庭の事情により出席が難しくなりました。せっかくのお誘いにもかかわらず、欠席させていただきますことをお許しください。また、次回の機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
学校行事を欠席する場合
田中先生
お世話になっております。佐藤太郎の母、佐藤花子です。
8月20日（水）の保護者会に関してですが、急な仕事が入りどうしても出席することができません。誠に申し訳ございませんが、今回は欠席させていただきます。佐藤太郎の学校生活について何かご報告やご相談がございましたら、後日改めてお時間をいただければと思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。
重要な集まりを欠席する場合
田中様
お世話になっております。営業部の佐藤です。
8月25日（日）に予定されている田中様の結婚式に関して、どうしても外せない出張が入ってしまい、出席が難しくなりました。誠に申し訳ございませんが、欠席させていただきます。お二人の幸せを心よりお祈り申し上げます。また、改めてお祝いの機会を設けさせていただければと存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
研修や講習を欠席する場合
研修担当者様
お世話になっております。営業部の田中です。
8月30日（金）に予定されている社内研修に関してですが、急なクライアント対応が入り、出席することができなくなりました。大変申し訳ございませんが、欠席させていただきます。研修内容についての資料を後日共有いただけますと助かります。
何かご質問やご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
「欠席させていただきます」の正しい使い方と注意点
「欠席させていただきます」という言葉を使う際の陥りがちなミスやマナー違反には、適切なタイミングでの連絡を怠ることや、理由を明確にしないことが挙げられます。例えば、欠席の連絡が直前になってしまうと、相手に迷惑をかける可能性があります。
また、理由を曖昧にすることで、信頼関係にヒビが入ることもあります。正しい使い方としては、まず欠席が確定した時点でできるだけ早く連絡をすることが重要です。その際、簡潔で誠実な理由を添えることで、相手に対する配慮を示すことができます。
また、欠席することで発生する影響を最小限にするために、代替案やフォローアップの方法を提案することも有効です。例えば、会議を欠席する場合には、議事録の共有をお願いしたり、事前に自分の意見や資料を提出することで、欠席の影響を軽減することができます。こうした配慮を示すことで、相手に対する敬意を伝え、信頼関係を維持することができます。
「欠席させていただきます」の意味や言い換え・メール例文まとめ
「欠席させていただきます」という言葉は、出席できないことを丁寧に伝える表現です。ビジネスや公式の場で使用され、相手に対する敬意と申し訳ない気持ちを示します。使用する際は、欠席が確定した時点で早めに連絡し、具体的な理由を明確に伝えることが重要です。
また、欠席による影響を最小限にするため、代替案やフォローアップの方法を提案することが推奨されます。このような配慮により、相手との信頼関係を維持することができます。